Kontrola

• Sekvenční funkce managementu.
• Každodenní součást práce manažerů.
• Bez kontroly není vedení.
• Úzké spojení s plánováním.

Poslání kontrolního procesu

• Zaměřen na měření a korigování vykonané práce.
• Kritické zhodnocení reality s ohledem na řídící záměry.
• Realita = plán?
  • Zjištění odchylek, jejich rozbor a přijetí poučení.

Odchylka z hlediska cíle

• Pozitivní > dosažení lepších výsledků oproti plánu.
• Negativní > nenaplnění plánů.

Odchylka z hlediska významu

• Významné > je potřeba přijmout opatření a novou kontrolu.
• Nevýznamné > zanedbatelné, nevyžadují manažerskou reakci.
• Hranici významnosti je potřeba stanovit předem, ne až podle výsledků kontroly (riziko manipulace s výsledky)

Kontrolní systém

• Proč? Smysl kontroly.
• Co? Předmět kontroly.
• Kdo? Subjekt kontroly.
  • manažeři, zaměstnanci, vnitřní kontrolor (specializovaný pracovník), externí společnosti
• Kdy? Periodicita kontroly
• Jak? Způsob a metody kontroly

Kontrolní proces

1. Stanovení cíle kontroly – vypracování programu a cíle kontroly a jejich projednání kontrolovanými subjekty.
2. Stanovení kritérií kontroly – srovnání podle standardů (normy, kvantifikativní požadavky apod.), času, konkurence…
3. Získání a výběr informací pro kontrolu – informace primární (získané přímým pozorováním stavu, věrný obraz, bezprostřední kontakt) x informace sekundární (poznatky získané na základě různých hlášení, zpráv a sdělení).
4. Ověření správnosti získaných informací – posoudit formální správnost (podpisová oprávnění, početní správnost…) i věcnou správnost.
5. Vyhodnocení zjištěných odchylek a přijetí závěrů – srovnávají se údaje prověřované skutečnosti se zadanými kritérii a analyzuje se význam odchylek.
6. Závěry a nápravná opatření – žádoucí stav (není třeba změn) x stav vyžadující korigující opatření.
7. Zpětná kontrola – ověření účinnosti korigujících a nápravných opatření.

Klasifikace kontrolních procesů

• dle obsahové náplně (např. u výrobního podniku)
  • kontrola předvýrobních etap
  • kontrola výrobních etap
  • kontrola povýrobních etap
• dle úrovně řízení
  • Strategická kontrola (top management) – zabývá se směrem vývoje firmy, hodnocením strategie…
  • Taktická kontrola (střední management) – přidělování zdrojů organizačním jednotkám, harmonogramy a postupy prací, periodické kontroly, řeší organizační jednotky jako celky.
  • Operativní kontrola (liniový management) – zda byla práce provedena ve shodě s postupy a pravidly a v daných termínech, krátké intervaly.
• dle charakteru provádění

Kontrola z hlediska periodicity

• Kdy se má kontrolovat?
• Řádná kontrola – v souladu s plánem kontrol.
• Mimořádná kontrola – při existenci nežádoucích situací, lze jí nařídit kdykoli.
• Četnost kontroly závisí na kontrolovaném objektu – obecné doporučení 1 ročně zkontrolovat všechny procesy a útvary, častěji rizikové a prioritní aktivity organizace.

Kontrola dle vývoje prověřované reality

• Následná – zaměřená na výstup.
• Průběžná – v průběhu procesů.
• Předběžná – preventivní, předcházet či včas odhalit nebezpečí nedostatků.

Funkce kontrolního procesu

• Dohled
• Srovnávání (srovnat rozdíl mezi aktuálním výkonem a výkonem požadovaným)
• Náprava odchylek (okamžité (např. přesčasová práce) a zásadní nápravné opatření (ovlivnění budoucího výkonu))
• Ovlivňování budoucích rozhodnutí (zpětná vazba manažerům)

Zásady kontroly

• Integrace (odpovídat organizační struktuře…).
• Přiměřenost (informace skutečně cenné pro rozhodování).
• Hospodárnost.
• Zaměření do budoucnosti.
• Srozumitelnost (přizpůsobena chápání jednotlivých manažerů i kontrolovaným pracovníkům).
• Pružnost.
• Motivace.

Audit

• Interní – nezávislá kontrolní činnost v podniku za účelem zkoumání a vyhodnocování činností firmy.
  • Přípravná fáze (vypracovat program kontroly, při prověřování lze použít 2 techniky individuální dotazník nebo standardní dotazník).
  • Realizační fáze (úvodní jednání, prověřování na místě, závěrečné vyhodnocení).
  • Hodnoticí fáze (uzavírá průběh vnitřní kontrolní akce).
• Externí – prováděný externími pracovníky nebo firmami.
  • Kontrola realizována kontrolními orgány a vyplývající ze smluvních požadavků (soukromoprávní vztahy) i zákonných požadavků (veřejnoprávní vztahy).
  • Cílem je získat objektivní zprávu (certifikát, osvědčení).
    • Čtyři největší poradenské firmy (“Big 4”) – pwc, Deloitte, Ernst & Young, KPMG
  • Forenzní audit – uplatňují se účetní, finanční a obchodní znalosti a dovednosti s cílem odhalit údajný podvod a vyřešit obchodní a právní spory.
  • Automatická kontrola – zpětná vazba technologických zařízení, často jsou vyhodnocovány v reálném čase. Umožňuje operativní zásahy.

Interní audit X Firemní kontrola

• Interní audit – dohled osoby nezávislé na sledovaném procesu.
• Firemní kontrola – dohled má osoba, která se zabývá prováděním úkolu.

Ekonomická přiměřenost kontroly > náklady spojené s kontrolou by neměly být vyšší než možný přínos (často už je pozdě).

Controlling

• Koncepce řízení pojmově blízká kontrolování.
• Úkolem controllera je manažerský servis.
• Controlling širší pojetí než kontrolování – podpora operativního řízení a usměrňování firmy.
• Nejstarší koncepce zaměřena na vyhodnocování stavu plnění podnikových záměrů (plán – skutečnost).

Význam kontroly

• hodnocení
• monitorování
• ovlivňování organizačního chování
• snižování manažerské nejistoty
• koordinování činností členů organizace
• zaměření energie organizace žádoucím směrem